TEKNIK MEMBUAT PROPOSAL1

TEKNIK MEMBUAT PROPOSAL

*) M. Yusuf, S.Pd

Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, setiap alternatif terbaik yang dianggap paling relevan dalam memecahkan permasalahan organisasi, dirumuskan dalam bentuk program kerja yang terstruktur dengan rapi, sesuai dengan kebutuhan organisasi. Setiap item kegiatan yang terangkum dalam program kerja itu, mestilah dirumuskan dalam bentuk proposal kegiatan.

Prinsip utama dalam membuat proposal adalah ‘Kerjakanlah sebaik yang dapat Anda lakukan. Jangan memulai suatu kegiatan hanya dengan alasan pengumpulan dana, sebab hal demikian bisa membuat Anda gagal dalam melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan. Untuk itu, ingatlah selalu bahwa Anda dan rekan-rekan sebagai pemimpin haruslah dapat merumuskan proposal yang masuk akal.

Proposal berasal dari kata propose yang berarti menawarkan atau mengusulkan. Menyusun proposal memiiliki pengertian mempersiapkan usulan suatu aktivitas dalam bentuk perencanaan menyeluruh. Dengan membaca proposal, diharapkan seseorang dapat mengetahui secara jelas rencana aktivitas atau kegiatan yang akan diselenggarakan oleh pembuatnya.

Proposal atau usulan kegiatan hendaknya disusun secara sistematis, menarik dan realistis. Artinya proposal tersebut dapat menjelaskan maksud kegiatan dan tujuannya serta bagaimana cara mewujudkannya. Bentuknya singkat, terperinci dan dapat mendorong yang membaca untuk mendukung baik moril maupun materiil.

MANFAAT PROPOSAL

Adapun manfaat yang diperoleh dengan menyusun dan mengajukan proposal antara lain adalah:

1. Dapat memberi gambaran kegiatan yang akan diselenggarakan.

2. Menjelaskan secara tidak langsung kepada pihak-pihak yang ingin mengetahui mekanisme atau isi kegiatan tersebut.

3. Menjadi rencana yang memberi arah bagi Pengurus atau Panitia dalam melaksanakan kegiatan tersebut.

4. Untuk meyakinkan para donatur agar mereka memberikan dukungan material maupun finansial dalam mewujudkan kegiatan yang telah direncanakan.

         Sedang untuk proposal kegiatan, biasanya dibuat oleh bidang kerja atau Panitia, berisi antara lain: kepala proposal, nama kegiatan, latar belakang, tujuan, target, tema, waktu, tempat, acara, organisasi, anggaran, lain-lain dan penutup.

1. KEPALA PROPOSAL. Merupakan awal proposal yang dilihat oleh para pembaca. Dibuat cukup menarik dengan huruf capital letter berukuran besar, lebih besar dari yang lain. Cukup ditulis dalam kata-kata “PROJECT PROPOSAL” atau “PROPOSAL KEGIATAN” atau “PROPOSAL” atau “USULAN KEGIATAN” dan lain sebagainya. Usahakan didesain dengan menyerdakan gambar atau logo yang mengidentitaskan tema kegiatan, seperti logo sekolah dan gambar karikatur musik kalau memang berkaitan dengan tema kegiatan musik.
2. NAMA KEGIATAN. Merupakan judul kegiatan dan menunjukkan identitas dari isi kegiatan yang mau disusu. Upayakan nama kegiatan dalam proprosan menarik, mudah dipahami, dan mudah dihafal, seperti ”Gebyar Pentas Seni sebagai Ajang Kreativitas Siswa MTS Negeri 2 Surabaya” atau ”Gerakan Membaca –Tulis Al Qur`an Menyambut Bulan Suci Ramadhan di MTS Negeri 2 Surabaya 2009”
3. LATAR BELAKANG. Berisi pokok-pokok pikiran yang melatar-belakangi penyelenggaraan kegiatan tersebut. Sertakan pula tujuan dan manfaat secara singkat supaya dapat memiliki daya tarik untuk mendapatkan persetujuan. Jangan lupa target yang diharapkan dengan diakhiri terima kasih kepada donatur yang telah membantu kegiatan tersebut.
4. TUJUAN. Berisi tujuan umum dan tujuan khusus. Tujuan umum adalah tujuan sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar organisasi. Sedang tujuan khusus adalah tujuan yang disesuaikan dengan maksud penyelenggaraan kegiatan tersebut. Untuk tujuan khusus boleh dicantumkan lebih dari satu.
5. TARGET ATAU SASARAN. Menunjukkan target (sasaran) kegiatan yang akan diselenggarakan. Dengan menyelenggarakan kegiatan tersebut diharapkan diperoleh hasil-hasil nyata. Target boleh dicantumkan lebih dari satu.
6. WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN. Memberi gambaran kapan dan dimana gambaran tempat kegiatan tersebut akan diselenggarakan. Bilamana perlu dilengkapi dengan Time Schedule kegiatan secara kronologis. Bilamana perlu dapat dibuatkan denah (peta) lokasi pelaksanaan kegiatan yang direncanakan oleh penyelenggara.
7. PUBLIKASI. Berisi promosi kegiatan yang nantinya bekerjsama dengan instansi terkait, seperti spanduk, poster, media cetak (majalah, harian koran, tabloid) serta media elektronik. Poin ini bisa saja tidak dicantumkan, tetapi jika acaranya besar dan memerlukan publikasi untuk daya tarik kepada sponsorship sebaiknya dicantumkan.
8. SUSUNANAN ACARA. Berisi Agenda Acara kegiatan tersebut. Kalau dalam satu paket, sebaiknya dituliskan macam-macam acaranya. Sekiranya perlu dapat dicantumkan manual kegiatannya secara terstruktur.
9. ORGANISASI ATAU SUSUNAN PANITIA. Dicantumkan susunan kepanitiaan, baik panitia pengarah (steering committee) maupun panitia pelaksana (organizing committee)
10. ANGGARAN DANA. Dijelaskan alokasi dan penggunaan dana. Anggaran pemasukan dan pengeluaran disusun secara balance. Bilamana perlu dapat diperinci secara detail.
11. PENAWARAN KERJASAMA SPONSORSHIP. Berisi tentang draf atau mekanisme penawaran kerjasama antara sponsorship dengan penyelenggaran. Usahakan dikemas dengan bahasa yang jelas, singkat dan menggambarkan saling menguntungkan dalam mekanisme kerjasama. Biasanya dalam poin ini ada beberapa jenis sponsor, seperti; a). Sponsor Tunggal, b) Sponsor Utama    3) Sponsor Pendamping,    4). Sponsor Lain. Kalau dalam draf proposal tidak memerlukan sponsor, sebaiknya tidak dicantumkan.

12. PENUTUP
    Berisi ringkasan rencana kegiatan dan tekad serius untuk mewujudkan aktivitas yang telah disusun. Mengharapkan dukungan dan partisipasi pihak-pihak yang terkait dan bersimpati terhadap penyelenggaraan kegiatan tersebut. Juga tidak lupa harapan dan do’a kepada Allah Subhanahu wata’ala sebagai wujud tawakkal kepada-Nya.
13. LAMPIRAN PROPOSAL. Untuk menguatkan proposal bisa disertakan lampiran yang memberi dukungan, dapat berupa: surat-surat rekomendasi, dokumen-dokumen, gambar-gambar dan lain sebagainya.

TEKNIK MENYUSUN PROPOSAL

            Proposal disusun sebelum suatu kegiatan dilaksanakan dan dibuat sedemikian rupa agar mudah dipahami oleh orang-orang yang membacanya. Berikut ini langkah-langkah menyusun proposal untuk kegiatan organisasi OSIS:

1. Menunjuk seseorang atau beberapa orang yang memiliki keahlian sebagai penyusun proposal. Sebaiknya orang tersebut memiliki keterkaitan dengan kegiatan yang akan diselenggarakan.

2.   Penyusun proposal mempersiapkan bahan-bahan dan informasi yang diperlukan, dan selanjutnya membuat Draft Proposal.

3.   Draft proposal dibicarakan dalam forum musyawarah untuk dibahas, direvisi dan dikonsultasikan sehingga memperoleh persetujuan dari pembina OSIS atau Kepala Sekolah.

4.   Dibuat proposal yang telah disempurnakan untuk dipergunakan sebagai acuan kegiatan serta penunjang dana demi kesuksesan acara.

5.   Proposal diperbanyak dan didistribusikan kepada pihak-pihak yang dituju, baik internal maupun eksternal. Jangan lupa dikemas rapi dan menarik sehingga memiliki daya tarik.

 
PENUTUP

Demikianlah cara menyusun proposal pada umumnya. Tentu saja dapat dibuat dalam format lain yang lebih baik dan mendetail serta lebih menarik, sesuai dengan kebiasaan dan jenis kegiatannya. Tidak semua isi proposal sebagaimana disebutkan di atas dicantumkan seluruhnya dalam setiap pembuatan proposal. Hanya hal-hal yang diperlukan saja yang patut untuk dicantumkan agar proposal yang disusun aktual dan realistis.