PROBLEM
SOLVING
SUATU PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN
ORGANISASI
*) M. Yusuf, S.Pd
A.
PENDAHULUAN
KEGIATAN kepemimpinan (manajemen) organisasi kesiswaan (OSIS), sedikit
berbeda dengan kegiatan kepemimpinan dalam organisasi bisnis. Akan tetapi,
dalam berbagai hal, terdapat persamaan-persamaan, terutama menyangkut
norma-norma umum yang berlaku di hampir semua bentuk organisasi. ORGANISASI adalah sekumpulan orang yang terdiri dari dua, tiga atau
lebih, yang mempunyai tujuan yang sama serta diatur dengan suatu aturan yang
disepakati untuk ditaati bersama. Setiap anggota sebuah orga-nisasi, biasanya
memiliki ikatan batin dengan sesama mereka.
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, kegiatan manajemen organisasi itu,
biasanya diawali dengan langkah perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan kegiatan (actuiting) dan pengawasan
kegiatan (controlling). Ada juga orang yang melengkapinya dengan unsur
evaluasi (evaluating).
Persoalan utama yang dihadapi oleh seorang pemimpin dalam melaksa-nakan
kegiatan-kegiatan adalah bagaimana merumuskan sebuah perencanaan secara tepat
dan benar. Perencanaan yang matang akan mampu meng-gambarkan secara detail
tentang segala persoalan yang dihadapi organisasi serta rumus-rumus tepat untuk
mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan (planning) adalah kunci
utama.
Untuk bisa merumuskan sebuah perencanaan yang mantap, seorang pimpinan
dituntut untuk menganalisa situasi organisasi yang dipimpinnya secara
menyuluruh, baik dari aspek internal maupun eksternal. Dalam menganalisas
situasi organisasi, pada umumnya pimpinan akan menemukan beragam permasalahan
yang bisa mengganggu jalannya organisasi dalam mencapai tujuannya.
Di sinilah, keterampilan problem solving dituntut untuk berperan. Problem
solving sebagai bagian penting di dalam manajemen, sesungguhnya adalah
sebuah keterampilan berbentuk soft skill (keterampilan lunak) yang pada
umumnya bisa didapat dari ‘jam terbang’ seseorang dalam memimpin, ditambah
dengan kematangan pemahamannya tentang ilmu-ilmu manajemen yang terintegrasi
dengan hard skill (keterampilan keras).
Kalau demikian keadaannya, tentu kita perlu bertanya dulu, apakah yang
dimaksud dengan problem solving itu? Bagaimana cara melakukannya? Apa
pula tindak lanjutnya?
B.
PENGERTIAN
Secara bahasa, problem dan solving berasal dari bahasa
Inggris. Problem artinya masalah, sementara solving (kata
dasarnya to solve) bermakna pemecahan. Dengan demikian, problem
solving dapat kita artikan dengan ‘pemecahan masalah.’ PROBLEM SOLVING adalah suatu
ilmu dalam manajemen organisasi yang dipergunakan oleh para pemimpin dalam
memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dalam organisasi yang
dipimpinnya.
Yang jadi persoalan utama di sini bukanlah bagaimana teori memecahkan masalah
itu sendiri. Akan tetapi, adalah memahami apa sih sesungguh-nya yang dinamakan
dengan problem (masalah). What’s the problem? Secara sederhana
dapat kita pahami, masalah adalah jarak yang membentang antara keadaan
sekarang dengan tujuan yang hendak dicapai.
Semakin jauh jarak antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak
dicapai’, itu artinya semakin banyak pula permasalahan yang sedang dihadapi.
Misalnya, OSIS bertujuan untuk membentuk akademisi muslim yang berakhlak mulia
dalam rangka mencapai tujuan sesuai dengan kaidah Islam. Cobalah Anda amati,
bagaimana kondisi akademisi muslim saat ini. Apakah mereka sudah berakhlak
mulia? Kalau sudah, seberapa persenkah yang berakhlak mulia itu? Apa standar
yang dipakai untuk menentukan seseorang berakhlak mulia atau tidak?
Bila ‘keadaan sekarang’ yang kita lihat adalah banyaknya siswa-siswi
beragama Islam (muslim) yang bermoral bejat
atau menyimpang, punya pergaulan bebas, mengabaikan norma-norma sopan santun,
tidak menjadikan Islam sebagai acuan utama pergaulan, suka berkata-kata kotor,
tidak peduli dengan penderitaan masyarakat, maka itu artinya, OSIS masih jauh
dari tujuannya. Berarti ada masalah, ada jurang pemisah antara ‘keadaan
sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai.’
Dalam kondisi demikianlah, seorang pemimpin organisasi (dalam hal ini
adalah pimpinan OSIS, akan menerapkan teknik-teknik jitu problem solving,
sehingga jurang pemisah itu bisa dihilangkan, atau setidak-tidaknya semakin
diperkecil.
Dalam memecahkan masalah (to solve the problem), seorang pimpinan
yang bijaksana, biasanya akan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
- Memahami masalah dan menentukan tujuan
- Mengumpulkan informasi yang relevan
- Mengidentifikasi alternatif-alternatif solusi yang layak dan membuat estimaasi yang realistis
- Merumuskan kegiatan-kegiatan yang akan ditempuh dalam menyelesaikan masalah
- Mengevaluasi setiap alternatif dengan menggunakan analisis sensitivitas untuk meningkatkan akurasi
- Memilih alternatif terbaik
- Mengimplementasikan solusi dan memonitor hasilnya.
Dalam mendefinisikan masalah, pimpinan suatu organisasi bergerak dari
tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu
urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan
membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana
mestinya.
C. PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu
kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan
memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan
peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang
dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu
strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi
atau aksi yang oleh pimpinan diyakini akan memberikan solusi terbaik atas
masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi
berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus
mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar
kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa
yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya seorang pimpinan harus memiliki informasi yang terkini,
Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh
sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat
masalah dan pimpinan tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda,
sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus di-pecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan
untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah
berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk
mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai
kendala (constraints) yang mungkin, baik internal maupun
eksternal lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas,
seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan
lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai
elemen ling-kungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut
cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat
sering para manajer melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian
manajer melalui lingkaran umpan balik. Namur gejala tidak mengungkapkan
seluruhnya, bahwa suatu masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau
penyebab dari suatu peluang.
a.
STRUKTUR MASALAH
Kalau
dilihat dari sisi strukturnya, masalah terdiri dari masalah terstruktur, tak
terstruktur dan semi-terstruktur.
1. Masalah
terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan hubungan-hubungan
antarelemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
2. Masalah
tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar
elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah. Sebenarnya dalam suatu
organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya terstruktur atau
sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah masalah semi-terstruktur,
yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna mengenai elemen-elemen
dan hubungannya.
3. Masalah
semi-terstruktur adalah masalah yang berisi sebagian elemen-elemen atau
hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
b.
PENDEKATAN SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya
tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam
memecahkan masalah status kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan
sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa
masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan
solusi yang dipilih bekerja.
c. TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh pimpinan yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha
solusi/pemecahan.
1. Usaha persiapan, mempersiapkan
pimpinan untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. Tiga
langkah persiapan tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya
bersama-sama menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai
masalah. Ketiga masalah itu terdiri dari:
a) Memandang organisasi sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem
organisasi
2. Usaha definisi, mencakup
mengidentifikasikan masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha
definisi mencakup pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada
(identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi
(pemahaman masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu :
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam sustu
urutan tertentu
3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan
berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya
terbaik, mene-rapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan
bahwa masalah itu terpecahkan. Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai
alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan
penerapannya.
Para pemimpin suatu organisasi umumnya memiliki gaya pemecahan masalah yang
unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan
masalah, mengumpulkan informasi, dan meng-gunakan informasi.
1. ♦
Merasakan masalah
Pimpinan
dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles), yaitu bagaimana mereka menghadapi
masalah.
2. Penghindar masalah (problem avoider)
Pemimpin
kelompok ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang pe-rencanaan.
3. Pemecah
masalah (problem solver)
Pemimpin
jenis ini tidak mencari masalah, tetapi juga tidak menghin-darinya. Jika timbal
statu masalah, maka masalahnya akan diselesaikan.
4. Pencari masalah (problem seeker)
Pemimpin
jenis ini biasanya dapat menikmati pemecahan masalah dan selalu mencarinya.
Sumber dikutip dari makalah MUSRIADI MUSANIF
Tidak ada komentar:
Posting Komentar