PROBLEM SOLVING
SUATU PENDEKATAN DALAM PERENCANAAN MANAJEMEN ORGANISASI
*) M. Yusuf, S.Pd
A. PENDAHULUAN
KEGIATAN kepemimpinan (manajemen) organisasi kesiswaan (OSIS), sedikit
berbeda dengan kegiatan kepemimpinan dalam organisasi bisnis. Akan tetapi,
dalam berbagai hal, terdapat persamaan-persamaan, terutama menyangkut
norma-norma umum yang berlaku di hampir semua bentuk organisasi. ORGANISASI adalah sekumpulan orang yang terdiri dari dua, tiga atau
lebih, yang mempunyai tujuan yang sama serta diatur dengan suatu aturan yang
disepakati untuk ditaati bersama. Setiap anggota sebuah orga-nisasi, biasanya
memiliki ikatan batin dengan sesama mereka.
Sebagai seorang pimpinan yang bijaksana, kegiatan manajemen organisasi itu,
biasanya diawali dengan langkah perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), pelaksanaan kegiatan (actuiting) dan pengawasan
kegiatan (controlling). Ada juga orang yang melengkapinya dengan unsur
evaluasi (evaluating).
Persoalan utama yang dihadapi oleh seorang pemimpin dalam melaksa-nakan
kegiatan-kegiatan adalah bagaimana merumuskan sebuah perencanaan secara tepat
dan benar. Perencanaan yang matang akan mampu meng-gambarkan secara detail
tentang segala persoalan yang dihadapi organisasi serta rumus-rumus tepat untuk
mencapai tujuannya. Oleh karena itu, perencanaan (planning) adalah kunci
utama.
Untuk bisa merumuskan sebuah perencanaan yang mantap, seorang pimpinan
dituntut untuk menganalisa situasi organisasi yang dipimpinnya secara menyuluruh,
baik dari aspek internal maupun eksternal. Dalam menganalisas situasi
organisasi, pada umumnya pimpinan akan menemukan beragam permasalahan yang bisa
mengganggu jalannya organisasi dalam mencapai tujuannya.
Di sinilah, keterampilan problem
solving dituntut untuk berperan. Problem
solving sebagai bagian penting di dalam manajemen, sesungguhnya adalah
sebuah keterampilan berbentuk soft skill (keterampilan lunak) yang pada
umumnya bisa didapat dari ‘jam terbang’ seseorang dalam memimpin, ditambah dengan
kematangan pemahamannya tentang ilmu-ilmu manajemen yang terintegrasi dengan hard
skill (keterampilan keras).
Kalau demikian keadaannya, tentu kita perlu bertanya dulu, apakah yang
dimaksud dengan problem solving itu? Bagaimana cara melakukannya? Apa pula
tindak lanjutnya?
B. PENGERTIAN
Secara bahasa, problem dan solving berasal dari bahasa
Inggris. Problem artinya masalah, sementara solving (kata
dasarnya to solve) bermakna pemecahan. Dengan demikian, problem
solving dapat kita artikan dengan ‘pemecahan masalah.’ PROBLEM SOLVING adalah suatu
ilmu dalam manajemen organisasi yang dipergunakan oleh para pemimpin dalam
memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada dalam organisasi yang
dipimpinnya.
Yang jadi persoalan utama di sini bukanlah bagaimana teori memecahkan
masalah itu sendiri. Akan tetapi, adalah memahami apa sih sesungguh-nya yang
dinamakan dengan problem (masalah). What’s the problem? Secara
sederhana dapat kita pahami, masalah adalah jarak yang membentang antara
keadaan sekarang dengan tujuan yang hendak dicapai.
Semakin jauh jarak antara ‘keadaan sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak
dicapai’, itu artinya semakin banyak pula permasalahan yang sedang dihadapi.
Misalnya, OSIS bertujuan untuk membentuk akademisi muslim yang berakhlak mulia
dalam rangka mencapai tujuan sesuai dengan kaidah Islam. Cobalah Anda amati,
bagaimana kondisi akademisi muslim saat ini. Apakah mereka sudah berakhlak
mulia? Kalau sudah, seberapa persenkah yang berakhlak mulia itu? Apa standar
yang dipakai untuk menentukan seseorang berakhlak mulia atau tidak?
Bila ‘keadaan sekarang’ yang kita lihat adalah banyaknya siswa-siswi
beragama Islam (muslim) yang bermoral bejat
atau menyimpang, punya pergaulan bebas, mengabaikan norma-norma sopan santun,
tidak menjadikan Islam sebagai acuan utama pergaulan, suka berkata-kata kotor,
tidak peduli dengan penderitaan masyarakat, maka itu artinya, OSIS masih jauh
dari tujuannya. Berarti ada masalah, ada jurang pemisah antara ‘keadaan
sekarang’ dengan ‘tujuan yang hendak dicapai.’
Dalam kondisi demikianlah, seorang pemimpin organisasi (dalam hal ini
adalah pimpinan OSIS, akan menerapkan teknik-teknik jitu problem solving,
sehingga jurang pemisah itu bisa dihilangkan, atau setidak-tidaknya semakin
diperkecil.
Dalam memecahkan masalah (to solve the problem), seorang pimpinan
yang bijaksana, biasanya akan menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
- Memahami masalah dan menentukan tujuan
- Mengumpulkan informasi yang relevan
- Mengidentifikasi alternatif-alternatif solusi yang layak dan membuat estimaasi yang realistis
- Merumuskan kegiatan-kegiatan yang akan ditempuh dalam menyelesaikan masalah
- Mengevaluasi setiap alternatif dengan menggunakan analisis sensitivitas untuk meningkatkan akurasi
- Memilih alternatif terbaik
- Mengimplementasikan solusi dan memonitor hasilnya.
Dalam mendefinisikan masalah, pimpinan suatu organisasi bergerak dari
tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu
urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasi berbagai
solusi altenatif, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan
membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana
mestinya.
C. PEMECAHAN MASALAH
Dengan kenyataan tersebut, kita mendefinisikan masalah sebagai suatu
kondisi yang memiliki potensi untuk menimbulkan kerugian luar biasa atau
menghasilkan keuntungan luar bisa. Jadi pemecahan masalah berarti tindakan
memberi respon terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan
peluang keuntungannya.
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang
dihabiskan tetapi pada konsekuensinya. Keputusan adalah pemilihan suatu
strategi atau tindakan. Pengambilan Keputusan adalah tindakan memilih strategi
atau aksi yang oleh pimpinan diyakini akan memberikan solusi terbaik atas
masalah tersebut. Salah satu kunci pemecahan masalah adalah identifikasi
berbagai alternatif keputusan. Solusi bagi suatu masalah harus
mendayagunakan sistem untuk memenuhi tujuannya, seperti tercermin pada standar
kinerja sistem. Standar ini menggambarkan keadaan yang diharapkan, apa
yang harus dicapai oleh sistem.
Selanjutnya seorang pimpinan harus memiliki informasi yang terkini,
Informasi itu menggambarkan keadaan saat ini, apa yang sedang dicapai oleh
sistem. Jika keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan sama, tidak terdapat
masalah dan pimpinan tidak mengambil tindakan. Jika kedua keadaan itu berbeda,
sejumlah masalah merupakan penyebabnya dan harus di-pecahkan.
Perbedaan antara keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan menggambarkan
kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang diperlukan
untuk mengubah keadaan saat ini menjadi keadaan yang diharapkan. Setelah
berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan umtuk
mengevaluasi tiap alternatif. Evaluasi ini harus mempertimbangkan berbagai
kendala (constraints) yang mungkin, baik internal maupun
eksternal lingkungan.
1. Kendala intern dapat berupa sumber daya yang terbatas,
seperti kurangnya bahan baku, modal kerja, SDM yang kurang memenuhi syarat, dan
lain lain.
2. Kendala lingkungan dapat berupa tekanan dari berbagai
elemen ling-kungan, seperti pemerintah atau pesaing untuk bertindak menurut
cara tertentu.
Gejala adalah kondisi yang dihasilkan oleh masalah. Sangat sering para manajer
melihat gejala dari pada masalah. Gejala menarik perhatian manajer melalui
lingkaran umpan balik. Namur gejala tidak mengungkapkan seluruhnya, bahwa suatu
masalah adalah penyebab dari suatu persoalan, atau penyebab dari suatu
peluang.
a. STRUKTUR
MASALAH
Kalau
dilihat dari sisi strukturnya, masalah terdiri dari masalah terstruktur, tak
terstruktur dan semi-terstruktur.
1.
Masalah terstruktur terdiri dari elemen-elemen dan
hubungan-hubungan antarelemen yang semuanya dipahami oleh pemecah
2.
Masalah tak terstruktur berisikan elemen-elemen atau
hubungan-hubungan antar elemen yang tidak dipahami oleh pemecah masalah.
Sebenarnya dalam suatu organisasi sangat sedikit permasalahan yang sepenuhnya
terstruktur atau sepenuhnya tidak terstruktur. Sebagaian besar masalah adalah
masalah semi-terstruktur, yaitu manajer memiliki pemahaman yang kurang sempurna
mengenai elemen-elemen dan hubungannya.
3.
Masalah semi-terstruktur adalah masalah yang berisi
sebagian elemen-elemen atau hubungan yang dimengerti oleh pemecah masalah.
b. PENDEKATAN
SISTEM
Proses pemecahan masalah secara sistematis bermula dari John Dewey, seorang
profesor filosofi di Columbia University pada awal abad ini. Dalam bukunya
tahun 1910, ia mengidentifikasi tiga seri penilaian yang terlibat dalam
memecahkan masalah status kontroversi secara memadai yaitu:
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Kerangka kerja yang dianjurkan untuk penggunaan komputer dikenal sebagai pendekatan
sistem. Serangkaian langkah-langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa
masalah itu pertama-tama dipahami, solusi alternatif dipertimbangkan, dan
solusi yang dipilih bekerja.
c. TAHAP PEMECAHAN MASALAH
Dalam memecahkan masalah kita berpegangan pada tiga jenis usaha yang harus
dilakukan oleh pimpinan yaitu usaha persiapan, usaha definisi, dan usaha
solusi/pemecahan.
1. Usaha persiapan, mempersiapkan pimpinan untuk
memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem. Tiga langkah persiapan
tidak harus dilaksanakan secara berurutan, karena ketiganya bersama-sama
menghasilkan kerangka pikir yang diinginkan untuk mengenai masalah. Ketiga
masalah itu terdiri dari:
a) Memandang organisasi sebagai suatu sistem
b) Mengenal sistem lingkungan
c) Mengidentifikasikan subsistem-subsistem
organisasi
2. Usaha definisi, mencakup mengidentifikasikan
masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya. Usaha definisi mencakup
pertama-tama menyadari bahwa suatu masalah ada atau akan ada (identifikasi
masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman
masalah). Usaha definisi mencakup dua langkah yaitu:
a) Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
b) Menganalisis bagian-bagian sistem dalam
sustu urutan tertentu
3. Usaha solusi, mencakup mengidentifikasikan berbagai solusi
alternatif, mengevaluasinya, memilih salah satu yang tampaknya terbaik,
menerapkan solusi itu dan membuat tindak lanjutnya untuk menyakinkan bahwa
masalah itu terpecahkan. Usaha pemecahan meliputi pertimbangan berbagai
alternatif yang layak (feasible), pemilihan alternatif terbaik, dan
penerapannya.
Para pemimpin suatu organisasi umumnya memiliki gaya pemecahan masalah yang
unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam merasakan
masalah, mengumpulkan informasi, dan meng-gunakan informasi.
1. ♦ Merasakan masalah
Pimpinan
dapat dibagi dalam tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan
masalah (problem solving styles), yaitu bagaimana mereka menghadapi
masalah.
2. Penghindar masalah (problem avoider)
Pemimpin
kelompok ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.
Ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi atau
menghindarinya sepanjang pe-rencanaan.
3. Pemecah
masalah (problem solver)
Pemimpin
jenis ini tidak mencari masalah, tetapi juga tidak menghin-darinya. Jika timbal
statu masalah, maka masalahnya akan diselesaikan.
4. Pencari masalah (problem
seeker)
Pemimpin
jenis ini biasanya dapat menikmati pemecahan masalah dan selalu mencarinya.
Sumber dikutip
dari makalah MUSRIADI MUSANIF
TUGAS DAN
KEWAJIBAN PENGURUS OSIS
1. KEWAJIBAN PENGURUS
• Menyusun dan
melaksanakan program kerja sesuai dengan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga
• Selalu menjunjung tinggi nama baik,
kehormatan, dan martabat sekolah
• Bersifat kolektif dalam mengambil keputusan
• Menyampaikan laporan pertanggung jawaban
kepada rapat perwakilan kelas pada akhir masa jabatannya
• Selalu
berkonsultasi dengan Pembina (Pembina OSIS dan Waka Kesiswaan)
2. TUGAS PENGURUS
• Pengurus OSIS
bertugas menyusun dan melaksanakan program kerja OSIS sesuai dengan anggaran
dasar dan anggaran rumah tangga
• Pengurus OSIS menyampaikan laporan pertanggung
jawaban kepada rapat perwakilan kelas pada akhir masa jabatannya
• Pengurus OSIS bertanggung jawab langsung
kepada perwakilan kelas dan Pembina OSIS
• Pengurus OSIS mempunyai masa kerja selama satu
tahun pelajaran
A. KETUA
a. Memimpin Organisasi dengan baik dan
bijaksana
b. Mengkoordinasi semua rapat organisasi
c. Menetapkan kebijaksanaan yang telah
dipersiapkan dan direncanakan oleh rapat pengurus
d. Memimpin rapat
e. Menetapkan kebijaksanaan dan mengambil
keputusan berdasarkan musyawarah dan mufakat
f. Bertanggung jawab di setiap program kerja
OSIS yang telah dilaksanakan maupun yang belom dilaksanakan, kemudian melaporkan
hasilnya kepada Pembina.
g. Mengawasi, memberikan solusi (inspirator) pada
setiap seksi bidang kepengurusan.
h. Mengagendakan program kaderisasi kepengurusan
untuk tahun pelajaran berikutnya.
B. WAKIL KETUA
a. Bersama-sama ketua
menetapkan kebijaksanaan
b. Memberikan saran kepada ketua dalam mengambil
keputusan
c. Menggantikan ketua, jika ketua berhalangan
d. Membantu ketua dalam rangka melaksanakan tugasnya
e. Bertanggung jawab kepada ketua
f. Wakil ketua 1 bersama
dengan wakil sekretaris 1 mengkoordinasikan seksi I,II,III,IV dan V, sedangkan
wakil ketua II bersama wakil sekretaris II mengkordinasikan seksi VI,VII, VIII,
IX dan X.
C. SEKRETARIS
a. Memberi saran kepada ketua dalam
mengambil keputusan
b. Mendampingi Ketua dalam setiap rapat
c. Menyiapkan dan mendistribusikan dan
menyimpan surat serta arsip yang berhubungan dengan pelaksanaan
kegiatan
d. Menyiapkan
Laporan, surat, hasil rapat, dan evaluasi kegiatan
e. Bersama
Ketua menandatangani setiap surat
f. Bertanggung jawab atas tertib
administrasi organisasi
g. Bertindak
sebagai notulis dalam rapat, atau diserahkan kepada wakil sekretaris
D. WAKIL SEKRETARIS
a. Aktif membantu pelaksanaan tugas
sekretaris
b. Menggantikan sekretaris jika sekretaris
berhalangan
c. Wakil Sekretaris I mengkoordinasikan
seksi I, II, III, IV dan V , wakil sekretaris
II mengkoordinasikan seksi VI, VII, VIII, IX dan X.
E. BENDAHARA
a. Bertanggung jawab dan mengetahui segala
pemasukan / pengeluaran uang / biaya
yang diperlukan.
b. Membuat tanda bukit kwitansi setiap
pemasukan / pengeluaran uang untuk pertanggung
jawaban
c. Menyampaikan Laporan keuangan secara
berkala
F. WAKIL BENDAHARA
a. Membantu bendahara dalam segala urusan
keuangan yang diperlukan
b. Ikut membantu mengawasi pemasukan /
pengeluaran yang diperlukan
c. Membantu
mencatat segala kegiatan untuk bahan laporan keuangan secara berkala dan
menyiapkan tanda bukti pembayaran kwitansi
G. Seksi-
Seksi
a. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang
menjadi tanggung jawabnya
b. Melaksanakan kegiatan yang telah
diprogramkan
c. Menyampaikan laporan pertanggung jawaban
kegiatan kepada pengurus pada akhir kegiatan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar